Die drei gängigen Preismodelle
Monatspauschale
Das verbreitetste Modell. Der Anbieter übernimmt die Benennung und ein definiertes Leistungspaket zu einem festen Monatsbetrag, häufig mit einer Laufzeit von zwölf bis 36 Monaten. Vorteil: volle Planbarkeit. Nachteil: Wer das Paket nicht ausschöpft, zahlt trotzdem; wer mehr braucht, zahlt Zusatzstunden.
Stundensatz
Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand, meist kombiniert mit einer kleinen Grundgebühr für die Benennung. Sinnvoll für Unternehmen mit geringem, aber schwankendem Bedarf. Risiko: In Jahren mit Projekten, Datenpannen oder Behördenanfragen wird es teuer.
Projekt- und Paketpreise
Einmalige Festpreise für abgegrenzte Leistungen, etwa die Erstaufnahme des Datenschutzstands, eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine Schulungsreihe. Oft als Ergänzung zur Pauschale.
Was den Preis bestimmt
Zwei Unternehmen mit gleicher Mitarbeiterzahl können sehr unterschiedliche Angebote erhalten. Diese Faktoren treiben den Preis:
- Unternehmensgröße und Standorte: Mehr Beschäftigte, mehr Abteilungen, mehr Niederlassungen bedeuten mehr Verarbeitungen, mehr Ansprechpartner und mehr Abstimmung.
- Branche und Sensibilität der Daten: Gesundheitsdaten, Finanzdaten, Bewerberdaten in großem Umfang oder Daten von Kindern erfordern mehr Aufwand und mehr Fachwissen.
- Reifegrad des Datenschutzes: Wer bei null startet, braucht im ersten Jahr deutlich mehr Betreuung als ein Unternehmen mit gepflegtem Verzeichnis und vorhandenen Prozessen.
- Leistungsumfang: Nur Benennung und Jahresbericht oder laufende Beratung, Audits, Schulungen, Vertragsprüfung und Begleitung neuer Projekte?
- Vor-Ort-Termine: Remote-Betreuung ist günstiger. Regelmäßige Besuche kosten Fahrtzeit, die Sie mitbezahlen.
- Zahl der Dienstleister und Tools: Jede Cloud-Anwendung, jedes Marketing-Tool und jeder Auftragsverarbeiter will geprüft und dokumentiert sein.
Was im Preis enthalten ist, und was nicht
| Leistung | Grundpaket | Erweitertes Paket |
|---|---|---|
| Benennung, Meldung an die Aufsichtsbehörde, Kontaktdaten | enthalten | enthalten |
| Erstaufnahme und Bewertung des Datenschutzstands | oft einmalig extra | enthalten |
| Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Vorlagen, Pflege) | Vorlagen | Erstellung und Pflege |
| Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen | begrenzte Anzahl | laufend |
| Mitarbeiterschulung | E-Learning oder einmal jährlich | regelmäßig, auch abteilungsspezifisch |
| Jährliches Audit und Tätigkeitsbericht | Bericht | Audit und Bericht |
| Beratung bei neuen Tools, Projekten, KI-Einsatz | nach Stundensatz | Kontingent enthalten |
| Begleitung bei Datenpannen und Behördenanfragen | nach Stundensatz | enthalten |
| Datenschutz-Folgenabschätzung | Projektpreis | Projektpreis oder Kontingent |
Versteckte Kosten erkennen
Die Monatspauschale ist nur die halbe Wahrheit. Achten Sie auf diese Posten, bevor Sie unterschreiben:
- Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung: Drei Jahre mit automatischer Verlängerung um ein weiteres Jahr binden Sie, selbst wenn die Leistung nicht stimmt.
- Einrichtungsgebühr: Manche Anbieter berechnen die Erstaufnahme separat, teils im vierstelligen Bereich.
- Stunden außerhalb der Pauschale: Welcher Stundensatz gilt, und was genau zählt als Zusatzaufwand?
- Fahrtkosten und Reisezeit bei Vor-Ort-Terminen.
- Software-Lizenzen: Wird ein Datenschutz-Management-Tool vorausgesetzt, und wer zahlt es?
- Preisanpassungsklauseln während der Laufzeit.
Intern oder extern: Was ist günstiger?
Ein interner Datenschutzbeauftragter wirkt auf den ersten Blick kostenlos, weil die Person ohnehin auf der Gehaltsliste steht. Tatsächlich entstehen erhebliche Kosten: der Zeitanteil für die Datenschutzarbeit, der im Tagesgeschäft fehlt, die Grundausbildung mit Zertifizierung, jährliche Fortbildungen mit Nachweispflicht, Fachliteratur und Tools sowie ein besonderer Kündigungsschutz, der die Personalplanung einschränkt. Hinzu kommt das Haftungsrisiko, wenn die Fachkunde nicht ausreicht. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die externe Lösung deshalb nicht nur günstiger, sondern auch rechtssicherer. Den detaillierten Vergleich finden Sie im Ratgeber Interner oder externer Datenschutzbeauftragter.
Fünf Wege, Kosten zu senken, ohne an Sicherheit zu sparen
- Mehrere Angebote vergleichen. Die Preisunterschiede für vergleichbare Leistungen sind groß, und bei mehrjährigen Verträgen summieren sie sich schnell auf vierstellige Beträge.
- Leistungsumfang passend wählen. Ein Unternehmen mit stabilen Prozessen braucht kein Full-Service-Paket. Ein Unternehmen vor einer Software-Umstellung schon.
- Kurze Laufzeiten verhandeln. Zwölf Monate mit anschließender Kündigungsfrist von drei Monaten sind üblich und fair.
- Vorarbeit leisten. Eine aktuelle Liste aller Systeme, Dienstleister und Prozesse spart dem Anbieter Stunden, die Sie sonst bezahlen.
- Leistungen bündeln. Wer auch einen Informationssicherheitsbeauftragten oder Unterstützung bei ISO 27001 braucht, erhält Kombipakete oft günstiger.
Fazit
Der Preis eines externen Datenschutzbeauftragten ist weniger eine Frage des Marktes als eine Frage der Passung: Leistungsumfang, Branche und Vertragsbedingungen müssen zu Ihrem Unternehmen passen. Wer nur die Pauschale vergleicht, vergleicht Äpfel mit Birnen. Wer Leistungsumfang, Laufzeit und Zusatzkosten nebeneinanderlegt, findet in der Regel ein Angebot, das deutlich unter dem ersten liegt.