Gute Gründe für einen Wechsel
- Erreichbarkeit: Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet, es gibt keinen festen Ansprechpartner.
- Qualität: Beratung besteht aus Paragrafen statt Lösungen, Audits finden nicht statt, der Jahresbericht ist ein Standardtext.
- Branchenwissen: Der Anbieter kennt Ihre Branche nicht, jede Frage wird zum Forschungsprojekt.
- Preis: Die Pauschale ist über die Jahre gestiegen, der Markt ist günstiger geworden, oder der Leistungsumfang passt nicht mehr zum Unternehmen.
- Veränderung: Das Unternehmen ist gewachsen, international geworden, setzt KI ein, und der Anbieter wächst nicht mit.
Schritt 1: Den bestehenden Vertrag prüfen
Lesen Sie den Vertrag auf vier Punkte: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung und Regelungen zur Herausgabe der Dokumentation. Viele Verträge verlängern sich um zwölf Monate, wenn nicht drei Monate vor Ablauf gekündigt wird. Tragen Sie diese Frist in den Kalender ein, bevor Sie Angebote einholen. Kündigen Sie schriftlich und lassen Sie sich den Eingang bestätigen.
Schritt 2: Die rechtliche Seite der Abberufung
Nach § 38 Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 BDSG ist die Abberufung eines Datenschutzbeauftragten nur aus wichtigem Grund zulässig, wenn die Benennung verpflichtend ist. Ob und wie diese Regel auf externe Datenschutzbeauftragte anzuwenden ist, ist in der Fachwelt umstritten. In der Praxis spielt die Frage selten eine Rolle, weil die Benennung mit dem Ende des Dienstvertrags endet und der Vertrag ordentlich kündbar ist. Entscheidend sind also die Vertragsbedingungen. Wichtig ist nur, dass zu keinem Zeitpunkt ein Datenschutzbeauftragter fehlt: Benennen Sie den Nachfolger zum Tag nach dem Vertragsende des bisherigen.
Schritt 3: Angebote vergleichen
Der Wechsel ist der richtige Moment, den Leistungsumfang neu zu bestimmen. Was hat in den letzten Jahren gefehlt, was wurde nie gebraucht? Holen Sie mindestens drei Angebote ein und vergleichen Sie sie anhand von Leistungsbeschreibung, Reaktionszeiten, Haftpflicht, Laufzeit und Gesamtkosten. Die Kriterien im Einzelnen stehen im Ratgeber Externen Datenschutzbeauftragten auswählen.
Schritt 4: Die Übergabe organisieren
Die Dokumentation gehört Ihrem Unternehmen, nicht dem Anbieter. Fordern Sie rechtzeitig vor dem Vertragsende alles in einem nutzbaren Format an:
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, aktueller Stand
- Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Liste aller Auftragsverarbeiter mit Verträgen und Prüfungsnachweisen
- Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen
- Datenschutzerklärungen und Informationsschreiben
- Schulungsnachweise der Beschäftigten
- Dokumentation von Datenpannen, Betroffenenanfragen und Behördenkorrespondenz
- Datenschutz-Folgenabschätzungen und Risikobewertungen
- Jahresberichte und offene Maßnahmenlisten
Bitten Sie um ein Übergabegespräch zwischen altem und neuem Datenschutzbeauftragten. Seriöse Anbieter machen das selbstverständlich. Wird die Herausgabe verweigert oder nur gegen Gebühr angeboten, prüfen Sie den Vertrag und bestehen Sie auf Ihrem Eigentum an den Dokumenten.
Schritt 5: Formalitäten beim Wechsel
- Benennung des neuen Datenschutzbeauftragten in Textform, Beginn am Tag nach dem Vertragsende des alten.
- Datenschutzerklärung der Website und alle Informationsschreiben mit den neuen Kontaktdaten aktualisieren.
- Änderung bei der Aufsichtsbehörde melden; die meisten Landesbehörden haben dafür ein Online-Formular.
- Beschäftigte über den Wechsel und die neuen Kontaktdaten informieren.
- Zugänge des alten Anbieters zu Systemen und Tools entziehen, Zugänge des neuen einrichten.
- Dienstleister, die den Datenschutzbeauftragten als Ansprechpartner hinterlegt haben, informieren.
Schritt 6: Den Neustart nutzen
Ein neuer Datenschutzbeauftragter beginnt in der Regel mit einer Bestandsaufnahme. Nutzen Sie sie, um Altlasten zu bereinigen: veraltete Verträge, nie geprüfte Tools, überfällige Löschungen. Vereinbaren Sie für das erste Jahr einen Plan mit festen Terminen für Schulung, Audit und Bericht. So merken Sie schnell, ob der Wechsel gehalten hat, was er versprochen hat.
Fazit
Viele Unternehmen bleiben jahrelang bei einem Anbieter, mit dem sie unzufrieden sind, weil der Wechsel aufwendig wirkt. Tatsächlich besteht er aus einer Kündigung, einer Übergabe und drei Formalitäten. Der Aufwand lohnt sich doppelt: bessere Betreuung und in den meisten Fällen ein günstigerer Vertrag.